Noto'g'ri hujjatlarni qidirish uchun qancha vaqt sarflaysiz? Siz "qoziq bo'yicha fayl" qilasizmi? Hamkasblaringiz yoki bo'lajak mijozingiz bilan uchrashganingizda ofisingizning ko'rinishidan uyalasizmi?Tadqiqotlar shuni ko'rsatadiki, tartibsiz ish maydoni bizga aniqroq fikrlashga yordam beradi va samaradorlikni oshiradi. Uyushtirilgan stol yoki ofis, shuningdek, malaka va samaradorlikni namoyon etuvchi professional imidjni aks ettiradi.
Uyushtirilgan ish joyini yaratish va saqlashning siri nimada? Ofisingizni tashkil qilishning "to'g'ri" usuli yo'q bo'lsa-da, uning barqarorligining eng muhim omili - bu uning ishlashi uchun haqiqiy istak. Ushbu motivatsiya paydo bo'lgandan so'ng, siz ofisingizni tashkil qilish jarayoni tartibsizlikdan kelib chiqadigan stressdan ko'ra ancha boshqarilishi mumkinligini bilib olasiz!
Tashkil etilgan ofisga 3 qadam
1. O'zingizga to'g'ri savollar bering— Samarali tashkiliy tizimni yaratishning birinchi bosqichi hal qilinishi kerak bo'lgan asosiy muammoni aniqlashdan iborat:
Bu tartibsiz ish joyimi (stollar va ish joylari qog'oz bilan to'ldirilgan)?
Hujjat kerak bo'lganda uni topish qiyinmi?
Ofisda fayllarga kirishga muhtoj bo'lgan yana kimdir bormi?
Ba'zi hujjatlar qog'ozda, boshqalari esa kompyuterda topshiriladimi?
Ushbu "mulohaza" bosqichida biznesingizning individual ehtiyojlarini (masalan, mijozlar o'z buyurtmalarini takrorlaydimi yoki har bir ish o'ziga xosmi?) va sohangizdagi hujjatlarni saqlash uchun qonuniy talablarni hisobga olish juda muhimdir.
2.Differensiallash usulini yarating— Eng katta tashkiliy muammolardan biri bu bir mavzuni/loyihani boshqasidan ajrata bilishdir. Hujjatlarning turlarini ko'rib chiqing. Birlashtiruvchi, rangli kodli fayl ko'ylagi yoki yozuvlarni elektron papkalarda saqlashni alifbo tartibida tanlashdan qat'i nazar, materiallaringizni aniq aniqlash imkonini beruvchi tizimni yarating. Biror narsa "kerak" qaerga ketishini aniqlash unchalik muhim emas, chunki uni keyinroq qayerda izlashga ko'proq moyil ekanligingizni aniqlash uchun.
3.Ustuvorlik bo'yicha joylashish— Ish bilan bog‘liq materiallar bilan ishlashda ISIQ-ISHIQ-SOVUQ-SOVUQ usulini qo‘llang. U quyidagicha ishlaydi:
HOT loyihalar/fayllar ish stolida. Bu siz hozir ishlayotgan hujjatlar yoki fayllar. Stend-up fayl ushlagichida bir nechta loyiha fayllari bo'lishi mumkin, shunda ular doimo ko'rinadi.
Sizning orqangizda ishonchnoma yoki ish joyida sizning e'tiboringizni kutayotgan boshqa muhim loyihalar uchun WARM fayllar mavjud.
HOT va WARM fayllari odatda ikkita toifa va joylashuv o'rtasida oldinga va orqaga harakatlanadi. Muhimi, bir vaqtning o'zida faqat bitta loyiha/mavzu bo'yicha hujjatlar ustida ishlash, lekin kerak bo'lganda boshqa hujjatlarni olish imkoniyatiga ega bo'lishdir.
Uzoqroqda joylashgan tortma yoki ish joyida endi shoshilinch bo'lmagan, lekin havola qilinishi kerak bo'lgan COOL fayllari mavjud.
Fayllar kabinetida SOVUQ bo'lgan fayllar mavjud bo'lib, ular tugallanganligini bildiradi - va agar yangi, tegishli loyiha paydo bo'lsa, kelgusida olinishi yoki olinmasligi mumkin.
Tashkilot amaliyotni talab qiladi
Har bir ish kunining oxirida stolingizdagi hamma narsani tozalang - ertasi kuni ertalab ish boshlaganingizda e'tiboringizni qaratmoqchi bo'lgan narsadan tashqari. Bu fayl stol ustida yotgan bo'lishi mumkin. Qolgan hamma narsani tashlab yuborish kerak. Ertasi kunga tayyor ekanligingizni bilish sizga dam olishga yordam beradi va oqshomdan zavqlanishingizga imkon beradi.
Ko'p odamlar tomonidan taqsimlangan ofisda yangi tashkilot strategiyasi odatiy holga kelgunga qadar aniq va tez-tez e'lon qilinishi kerak. Vaqt o'tishi bilan tizim muvaffaqiyatli bo'lishi uchun har bir kishi doimiy ravishda o'z vazifasini bajarishi kerak.
Tashkil etilgan ofisning afzalliklaridan rohatlaning
O'zingizga kerak bo'lgan narsani topa olishning o'zi etarli bo'lmagandek, siz hamkasbingizni kerakli fayl yoki hujjatga tezda yo'naltirishingiz mumkin bo'lgan yangi qulaylikdan bahramand bo'lasiz.
